Le tecnologie su cui si appoggia questo sistema sono state sviluppate ed affinate negli anni e sono già utilizzate con successo su un significativo parco Clienti. Con le sue tecnologie innovative esso integra potenza ed efficacia nella cattura e nella convalida dei dati da documenti fiscali in qualunque formato e flessibilità nella conversione tra formati diversi prima di abilitare la trasmissione dei dati verso i destinatari, siano essi privati o la pubblica amministrazione.

Canali per la ricezione dei Documenti

Siamo in grado di ricevere fatture da molte sorgenti ed in molti formati. Le caratteristiche che contraddistinguono tutti i canali sono affidabilità e sicurezza della ricezione, ottenute attraverso una attenta progettazione di tutti gli elementi che li caratterizzano. 

Documenti cartacei via posta

Abbiamo istituito una procedura per minimizzare qualunque rischio di perdita di documenti ricevuti in forma cartacea dai fornitori emittenti. Le caratteristiche di questo canale sono le seguenti: 

•  Caselle postali istituite per ogni singola entità del ricevente, tranne nel caso di invio alla pubblica amministrazione dove l’indirizzo è unico. 
  
•  Attività di apertura buste e smistamento realizzata da personale altamente specializzato. Lo smistamento viene effettuato in batch categorizzato in funzione dell’organizzazione del cliente. 
  
•  Possibile protocollazione dei documenti in arrivo. 
  
•  Scansione dei documenti con risoluzione sufficiente per un’ottimale processo di OCR con verifiche di qualità a campione. 
  
•  Invio dell’immagine della fattura all’Hub attraverso canali FTP o SFTP per l’avvio delle operazioni di gestione. 
  
•  Re-invio della fattura al ricevente naturale oppure al macero con processo certificato. 
  

Documenti via Fax

Abbiamo istituito una procedura per minimizzare qualunque rischio di perdita di documenti ricevuti via Fax dai fornitori emittenti. Le caratteristiche di questo canale sono le seguenti: 

• Numero Fax dedicato (verde o normale) al singolo ricevente o per gli invii alla pubblica amministrazione. Il Fax assegnato permette la gestione simultanea multilinea in ingresso, senza limite superiore e garantisce la presa in carico e l’inoltro differito anche in caso di malfunzionamenti del sistema. 
  
•  Il Fax viene inoltrato ad un servizio mail PEC, per cui ogni email generata contiene un file immagine della fattura. 
  
•  Il servizio PEC garantisce la certezza del ricevimento e dell’inoltro al servizio di OCR. 
  

Documenti via mail con PDF allegato

Abbiamo istituito una procedura per minimizzare qualunque rischio di perdita di documenti ricevuti via mail con PDF allegati dai fornitori emittenti. Le caratteristiche di questo canale sono le seguenti: 

•  Assegnazione di un indirizzo email PEC a cui i fornitori dovranno inviare le proprie fatture, secondo criteri di natura organizzativa. 
  
•  Il mittente riceve un messaggio di presa in carico. 
  
•  Le email ricevute sono ridondate, al fine di garantire sempre la conservazione anche in caso di malfunzionamento di uno dei sistemi , e inviate al servizio di estrazione dei dati. 
  
•  Le mail originali contenenti le fatture ed i relativi allegati sono successivamente memorizzate in una area dedicata per un periodo di 60 gg. 
  
•  I documenti possono anche essere firmati digitalmente. 
  

Documenti via stampante virtuale InDigita

Una delle modalità più efficienti ed innovative rese disponibili  per inviare fatture elettroniche è la Stampante Virtuale Indigita. 

•  InDigita viene installata su uno o più PC del fornitore emittente. 
  
•  Durante il processo di installazione il PC deve essere connesso ad Internet per autenticare il mittente cui viene assegnato un identificativo univoco. Una volta autenticato il mittente è possibile avviare il  processo di stampa virtuale delle fatture da inviare all’Hub. 
  
•  Se si utilizza un server proxy per uscire dal firewall, sarà necessario inserire nome server e credenziali di accesso durante l’installazione. 
  
•  Ogni qualvolta una fattura viene stampata con InDigita, questa richiede l’autenticazione del canale di trasmissione verso DigitHub. Il canale è criptato in protocollo https. 
  
•  Ad ogni invio il sistema restituisce un codice transazionale univoco a dimostrazione della corretta ricezione delle fatture. 
  
•  Ogni singola attività di InDigita è mappata su un file log, sempre disponibile per gli utenti. 
  
•  Nel caso in cui non vi sia connessione durante la stampa virtuale delle fatture, queste vengono inserite in una apposita coda. La coda viene svuotata immediatamente al ripristino della connettività. 
  
•  Tutti i documenti inviati tramite InDigita vengono presi in carico da DigitHub. 

Documenti via file di dati strutturati

Un fornitore che abbia necessità di inviare un numero elevato di fatture elettroniche ad uno o più clienti può inviare file in formato strutturato. L’invio di questi file può avvenire in diverse modalità, alcune delle quali prevedono dei progetti ad-hoc, ad esempio trasmissioni mediante web service oppure via FTP/SFTP i quali hanno generalmente una sicurezza di alto livello. Esiste poi la possibilità di utilizzare DigiConnect OB che crea un canale di trasmissione sicuro e dedicato in pochi minuti. 

• Il fornitore deve predisporre il proprio sistema di fatturazione a salvare fatture in formato elettronico strutturato in una cartella locale o del proprio server, comunque dietro il proprio firewall. 
  
•  DigiConnect viene installato su un PC del fornitore emittente, ed autenticato. 
  
•  Se si utilizza un server proxy per uscire dal firewall, sarà necessario inserire nome server e credenziali di accesso durante l’installazione. 
  
•  Durante la configurazione viene definita la modalità di ricezione delle fatture dal fornitore verso DigitHub. 
  
•  DigiConnect OB monitora costantemente le fatture generate dal gestionale e le invia a DigitHub attraverso un canale sempre autenticato. 
  
•  Ogni singola attività di DigiConnect è mappata su un file log, sempre disponibile per gli utenti. 
  
•  DigiConnect ha un meccanismo di Fail-Safe nel caso in cui vi sia scarsa connettività o DigitHub non riesca a prendere in carico le fatture in maniera adeguata.