La legge affida alla PA Cliente il compito di comunicare al fornitore (cedente/prestatore) il proprio codice IPA dell’ufficio di destinazione. Può accadere che la PA non provveda ad inviare tale comunicazione, ed in questo caso il fornitore è tenuto a cercare ed inserire il corretto codice IPA in tutte le fatture che invia alla PA. Si possono quindi verificare 3 situazioni particolari:

  • La PA Cliente ha comunque definito codici IPA per ogni ufficio di destinazione. Si tratta solo di identificarlo tramite il sito www.indicepa.gov.it. 
  •  La PA Cliente non ha comunicato/definito alcun codice IPA >> il fornitore inserisce 999999 nel campo codice IPA. 
  •  La PA Cliente non ha associato codici IPA univoci a tutti gli uffici corrispondenti alle destinazioni delle fatture ma è stato definito un solo "Ufficio centrale" che ricopre il ruolo di "Uff-eFatturaPA". In questo caso il codice IPA da indicare in fattura è quello di questo ultimo ufficio. 

Quando il Sistema di Interscambio riceve una fattura PA valida, viene tentato il recapito all’indirizzo IPA indicato.

Il caso 1 è quello normale in cui l’ufficio di destinazione riceve la fattura regolarmente.

 Nei casi 2 e 3, o in caso di problemi di recapito, Il Sistema di Interscambio emette entro 10 giorni una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito” quando si verificano i seguenti eventi:

  • E’ presente il codice destinatario valorizzato a “999999” ed è verificata l’impossibilità di identificare univocamente un ufficio di fatturazione elettronica con il codice o identificativo fiscale della PA Cliente presente nella fattura inviata; 
  •  Alla mancata disponibilità tecnica di comunicazione con il destinatario. 

In questi casi per il fornitore la fattura è da intendersi regolarmente emessa: Essendo però impossibile recapitarla attraverso il Sistema di Interscambio, è necessario che il fornitore la invii per altri canali, es. PEC, direttamente all’ufficio della PA Cliente. In nessun caso può inviare la stessa fattura al Sistema di Interscambio perché si tratterebbe di fattura duplicata, e quindi rigettata. Essendo inoltre queste notifiche “definitive”, la fattura insieme alle sue notifiche può essere inviata in conservazione.